Factures fournisseurs

Logiciel KS2 : automatisation du traitement des factures fournisseurs

Vous êtes directeur administratif et financier (DAF), comptable, acheteur, responsable de service ou dirigeant d’une PME – ETI ? Découvrez comment le logiciel KS2 facilite la gestion des factures fournisseur, grâce à la dématérialisation et à l’automatisation de l’ensemble de vos processus métier.

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Collecte multicanale des factures

Le logiciel KS2 collecte automatiquement les factures fournisseurs grâces à ses nombreux connecteurs (Fichiers, Email, API, EDI, Factur X) et traite les documents papiers grâce à des technologies de reconnaissance de caractères les plus abouties du marché. Les documents sont indexés automatiquement puis intégrés au processus de traitement.

Lecture et extraction des données

Le logiciel KS2 réalise une lecture en-tête, pied-de-page et lignes de détail des factures, afin d’en extraire automatiquement l’ensemble des données clés pour un rapprochement avec le bon de commande (si existant). Un contrôle de conformité est effectué afin de garantir la qualité des données extraites. Les algorithmes d’intelligence artificielle traitent les actions de correction réalisées par les utilisateurs afin d’améliorer continuellement les performances de lecture automatique.

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Circuit de contrôle et de validation dynamique

Les tâches de contrôle et de validation sont attribuées dynamiquement aux différents acteurs grâce à un ensemble de règles métiers. Ces règles, basées sur les profils utilisateurs, leurs niveaux de délégations ou du contexte de la facture, sont évaluées en temps réel pour s’adapter immédiatement aux changements dans l’organisation. On parle alors de processus « auto-adaptatif ».

Rapprochement et génération des écritures comptables

À la réception d’une facture de production, le logiciel KS2 effectue un rapprochement du bon de commande ou du bon de livraison (avec gestion du partiel et des lignes de détail). Pour vos factures de frais généraux, KS2 propose automatiquement un masque d’écriture comptable pré-complété, en tenant compte du plan comptable de chaque société. Une ventilation analytique est proposée à l’équipe comptable avant intégration dans l’ERP. Vous n’avez plus de ressaisie comptable à effectuer !

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Interface de validation et maitrise des données financières

Efficace et simple à prendre en main, l’interface KS2 est personnalisable en fonction du profil de chaque utilisateur. Chaque étape permet aux utilisateurs d’enrichir les données présentées, de saisir des commentaires à destination d’autres utilisateurs, ou d’agir sur la suite traitement (réassigner la tâche, la valider, la rejeter ou la mettre en attente de règlement d’un litige avec le fournisseur).

KS2 propose un ensemble d’indicateurs de pilotage opérationnels qualitatifs et quantitatifs, ainsi que des connecteurs permettant de collecter et traiter en temps réel les données issues de KS2 directement dans Excel par exemple.

Classement automatique dans la base documentaire

Le logiciel KS2 est doté d’un système de classement intelligent des factures « multifacettes », permettant d’accéder aux documents selon plusieurs plans de classements simultanément. L’interface KS2 vous permet de consulter l’ensemble des factures en mode Web, depuis un mobile ou directement depuis votre explorateur Windows grâce au client KS2 Desktop.

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Conservation et archivage numérique

A l’issue du traitement, les documents sont conservés pendant 10 ans dans l’application KS2, et peuvent être transmis à notre partenaire CDC Arkhineo pour réaliser un archivage légal des documents (SAE), pour une durée de 10 ans ou plus. Vous garantissez ainsi l’intégrité et la conservation de vos documents à long terme et sécurisez votre processus d’un point de vue règlementaire et juridique. La réglementation évoluant régulièrement, n’hésitez pas à contacter les experts KS2 pour faire le point sur vos obligations juridiques et fiscales.

Mobile

Le logiciel KS2 est accessible depuis n'importe quel terminal mobile (smartphone, tablette, ordinateur portable, etc.).

Adaptable

C'est au logiciel KS2 de s'adapter à la manière dont votre entreprise traite les factures fournisseurs, non l'inverse !

Ouvert

Le logiciel KS2 s'intègre nativement à votre environnement IT et s'interface à vos outils métier par API ou transfert de fichiers.

Simple d'usage

Les interfaces du logiciel KS2 sont reconnues pour la facilité de leur prise en main. Vos utilisateurs peuvent travailler dans KS2 sans formation particulière.

Une solution fiable pour la dématérialisation et l'automatisation des factures fournisseurs

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Vos questions les plus fréquentes sur le logiciel KS2

MIEUX CONNAÎTRE LE LOGICIEL KS2

Grâce à ses capteurs intégrés à vos outils métiers (annuaire d’entreprise, ERP, outil comptable, référentiels, etc.) le logiciel KS2 s’adapte en temps réel aux évolutions de l’entreprise sans paramétrage. De plus, vous bénéficiez de l’évolution régulière des fonctionnalités du logiciel pour supprimer au maximum les tâches chronophages (saisie comptable automatique, suppression des doublons, transmission automatique au prochain interlocuteur, indicateurs de confiance…)

Dans le cas des process de traitement des factures fournisseurs, le logiciel KS2 offre nativement un taux élevé de reconnaissance automatique des informations présentes sur les factures. Grâce à son système apprenant, les modèles de factures les plus complexes seront automatisés, après quelques passages dans le système d’indexation manuel des factures fournisseurs.

Les délais diffèrent selon le type d’organisation et la maturité des équipes. Cependant, grâce à son équipe d’experts, KS2 dispose du savoir-faire pour accélérer le déploiement de votre logiciel d’automatisation des factures fournisseurs dans les temps impartis. Dans une mise en place standard, nous validons avec vous un planning pour garantir une mise en place efficace, fluide et opérationnelle de la solution.

Il est possible d’activer le matching à la ligne dans le logiciel KS2. Si la correspondance existe avec les informations issues de votre ERP métier, une tâche dédiée est automatiquement créer pour effectuer l’action appropriée au contexte de la facture. Par ailleurs, un onglet spécifique de l’interface KS2 vous permet de consulter l’ensemble des factures fournisseurs rapprochés automatiquement, partiellement ou en attente.

Les interfaces du logiciel KS2 sont conçues pour être les plus simples possibles. Notre objectif est de vous faire gagner du temps. Dès le début du projet, les experts KS2 vous apportent des réponses concrètes, sur mesure, sur la manière de dématérialiser et d’automatiser vos processus de traitement des factures fournisseurs. Une formation de quelques heures vous permet ensuite de prendre la main sur les fonctionnalités du logiciel et d’être autonome dans l’évolution de votre worflow.

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