Gestion des dossiers
Logiciel KS2 : automatisez le traitement et la gestion de vos dossiers
Vous souhaitez traiter plus efficacement des volumes élevés de fichiers, aux formats différents et issus de sources multiples ? Découvrez comment le logiciel KS2 automatise vos processus métiers et facilite la gestion de tous vos dossiers.
Dossier client
Certains métiers réglementés (courtage, finance, recouvrement) doivent traités de manière rigoureuse de larges volumes d’information issues de sources différentes. La plateforme KS2 permet de faciliter la gestion des dossiers clients en automatisant les tâches qui peuvent l’être, de la collecte à la transmission de documents confidentiels.
Archivée de manière sécurisée, l’information est accessible en temps réel à la consultation, à la correction, à la validation, à la signature ou au rejet des seuls tiers de confiance autorisés (experts, clients, partenaires, apporteurs d’affaires, autorités). Chaque partie prenante peut suivre l’avancée du processus depuis des interfaces web adaptées au niveau de sécurité de chaque profil.
Dossier de production
Accélérez la constitution de vos dossiers de production. À réception d’une commande, le logiciel KS2 peut automatiquement rassembler tous les documents liés à l’ordre de fabrication (OF) nécessaire au bon traitement de la demande client : plan, gamme, instructions techniques, etc.
Le dossier peut alors suivre dans KS2 le circuit de validation préalablement défini auprès des personnes autorisées (validation, rejet, signature, correction). Les utilisateurs ont la possibilité de consulter, d’agir et de maintenir la documentation à partir d’interfaces adaptées à chaque métier.
Dossier Qualité
Chaque collaborateur accède en temps réel aux référentiels qualité du site où il se trouve, en fonction du contexte, de l’activité et de son niveau d’autorisation. À réception, les nouveaux documents sont indexés automatiquement selon un plan de classement préalablement défini. Les opérateurs habilités peuvent à tout moment accéder aux référentiels qualité depuis leur terminal mobile, dans le but de réaliser des audits et de maintenir à jour la documentation.
Autres dossiers spécifiques
Le logiciel KS2 vous permet de monter d’autres dossiers spécifiques à votre secteur d’activités : dossier de production dans le secteur industriel, dossier d’injonction de payer dans le milieu du recouvrement, etc. Contactez les experts KS2 pour modéliser, dématérialiser et automatiser vos processus métier.
Enfin une solution fiable pour la dématérialisation, l'automatisation et la gestion de tous vos dossiers
Vos questions les plus fréquentes sur le logiciel KS2, solution d'automatisation et de gestion des dossiers
MIEUX CONNAÎTRE LE LOGICIEL KS2
Les experts KS2 vous accompagnent dans la mise en place du logiciel. Ce dernier peut être installé en plusieurs phases, afin de le rendre rapidement disponible, et de former parallèlement pas à pas les référents ou les équipes de votre entreprise. Sa prise en main est très rapide. La mise en place de KS2 inclut également son interfaçage avec les outils déjà existants : annuaire d’entreprise, référentiel fournisseurs/clients de l’ERP, évènements du CRM, etc. Ensuite, la synchronisation avec ces outils tiers est automatique.
Oui, le contrat KS2 inclut une maintenance corrective et évolutive. La première résout d’éventuelles anomalies de fonctionnement ou des pannes du logiciel. En cas de problème bloquant identifié ou non, l’intervention à distance a lieu sous 4h ouvrées. En cas de problème mineur non bloquant, l’équipe KS2 met à votre disposition gratuitement des correctifs par envoi d’e-mail, téléchargement FTP ou support physique. Une intervention sur place est possible également sur demande du client. Une maintenance évolutive (pour ajouter des briques fonctionnelles) peut être effectuée dès lors qu’elle est stipulée dans le contrat.
Le déploiement du logiciel KS2 débute par une phase préparatoire avec les équipes KS2, dont l’objectif est de modéliser les processus existants de l’entreprise et de les reproduire (en les améliorant le cas échéant) dans KS2. Vos collaborateurs peuvent continuer d’effectuer leurs tâches métier, tout en gagnant du temps grâce aux systèmes d’automatisation du logiciel (acquisition, reconnaissance, lecture, extraction, enrichissement, consultation, modification, validation, diffusion, suppression, archivage sécurisée, etc.)
Vous avez la possibilité de modifier le workflow dématérialisé dans KS2 de manière autonome, ou avec l’assistance des experts KS2 pour les processus les plus complexes. Par ailleurs, le logiciel s’adapte aux évolutions de l’entreprise : vous pouvez intégrer facilement de nouveaux utilisateurs et leur attribuer des rôles dans chaque processus métier.
Les experts fonctionnels et techniques KS2 se tiennent à votre disposition pour échanger sur tous vos besoins d’automatisation des processus métier dans le cadre d’une gestion de dossier spécifique. Laissez-nous un message via le formulaire de contact ci-dessous, nous vous recontacterons pour convenir d’un temps d’échange personnalisé.
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Découvrons ensemble les fonctionnalités clés de KS2 avec un focus sur les processus que vous souhaitez automatiser.