Notes de frais
Logiciel KS2 : dématérialisation et automatisation des notes de frais
Vous croulez chaque mois sous les notes de frais professionnels ? Vos collaborateurs râlent de ne pas être remboursés rapidement ? Découvrez comment le logiciel KS2 simplifie la gestion de vos notes de frais en automatisant vos process de collecte, de contrôle, de validation et de paiement.
Collecte et lecture automatique des justificatifs
Le logiciel KS2 facilite la gestion des notes de frais de vos collaborateurs grâce à un système de capture et de lecture automatique des justificatifs par mobile. Chaque document est ensuite indexé par le logiciel. Les principales données liées à l’identification du collaborateur, à la nature de la note de frais, au montant dépensé sont automatiquement extraites par KS2 et injectées après validation dans votre ERP ou logiciel comptable, le cas échéant.
Lancement des demandes de remboursement
De nouvelles demandes de remboursement de notes de frais peuvent être créés automatiquement dans le logiciel KS2 à réception des relevés bancaires d’une carte d’entreprise.
Vos collaborateurs peuvent aussi effectuer leur demande manuellement en sélectionnant des justificatifs préalablement transmis à KS2.
Gestion des rôles et des tâches de validation
Le logiciel KS2 gère la délégation de budgets et l’attribution de rôles au sein de votre organisation, grâce à des règles dynamiques multicritères (société ou agence, type de dépense ou d’événement, etc.) En cours de process, le collaborateur émetteur de la note de frais peut consulter l’état d’avancement de sa demande de remboursement, de manière à éviter les renvois et les doublons.
Génération automatique des écritures comptables
Le logiciel KS2 évite toute erreur de traitement des opérations comptables grâce à l’automatisation de la saisie comptable et à ses règles de contrôle des écritures. Les masques de saisie sur mesure permettent notamment de semi-automatiser l’écriture comptable.
Interconnexion avec votre écosystème métier
Le logiciel KS2 s’interface aux ERP et aux logiciels de comptabilité de votre société. Vos autres logiciels intègrent automatiquement les données sur les notes de frais traitées par le logiciel KS2. Il est par exemple possible de relier des notes de frais à des évènements sur un calendrier électronique ou dans un CRM pour faciliter les étapes de contrôle et de validation des demandes de remboursement.
Des avantages à tous les niveaux de l’entreprise
La sécurisation du processus de remboursement des notes de frais et l’accélération de son traitement ont un impact non négligeable sur votre image de marque employeur. La dématérialisation de la gestion des notes de frais réduit le turn-over des collaborateurs et augmente la motivation de vos équipes sur le terrain.
La capture et la lecture automatique via mobile, l’indexation automatique des documents ou encore la génération automatique des écritures comptables font gagner du temps aux équipes en charge du contrôle et du remboursement des notes de frais. Vous améliorez la productivité et réduisez le coût de traitement de chaque demande de remboursement de frais professionnels.
Le logiciel KS2 permet enfin à la direction d’obtenir une vision plus fine, en quasi temps réel, de l’état de la trésorerie. Le pilotage de votre activité s’en trouve amélioré.
Enfin une solution fiable pour automatiser le traitement de toutes vos notes de frais
Vos questions les plus fréquentes sur le logiciel KS2
MIEUX CONNAÎTRE LE LOGICIEL KS2
Le logiciel KS2 est reconnu pour sa simplicité d’usage et la rapidité de sa prise en main. Cependant, nous proposons systématiquement de former vos utilisateurs clés ou vos référents pour les rendre opérationnels dès la mise en route du logiciel. Nous fournissons de surcroît un guide d’utilisation détaillé, pour ceux qui désirent gagner en autonomie. En complément, vous pouvez également retrouver de nombreuses informations sur les autres pages de notre site internet.
Une fois le logiciel KS2 installé, l’abonnement est mensuel, avec un premier engagement de 2 ans. Le cout de cet abonnement est défini en amont, et dépend du volume de documents à traiter, du type de workflow choisi et de la structure des documents. Les maintenances correctives sont incluses dans le contrat de maintenance, sauf en cas de demande d’intervention sur site de la part du client. KS2 offre un excellent retour sur investissement, grâce au temps qu’il fait gagner à ses utilisateurs professionnels, en évitant des erreurs qui auraient pu occasionner des frais ou des manques à gagner (erreurs comptables, erreurs dans un dossier d’appel d’offres, indemnités en cas d’oubli de règlement, doublons dans les notes de frais, etc.)
Le logiciel KS2 vous permet de faire évoluer vos workflows automatisés en toute autonomie. Vous pouvez aussi faire appel à nos consultants pour vous aider à modéliser vos processus métier les plus complexes. En cas de mouvement dans l’entreprise, vous pouvez ajouter ou supprimer facilement des comptes utilisateurs et gérer l’attribution de rôles pour chaque processus métier.
Le contrat d’abonnement KS2 comprend les mises à jour évolutives et correctives du logiciel. En cas de problèmes bloquants, l’équipe de l’éditeur KS2 intervient en moins de 4 heures ouvrées, ou avec l’apport d’un correctif sous 8 heures ouvrées.
Le logiciel KS2 est commercialisé et déployé par les équipes fonctionnelles et techniques qui le conçoivent. Laissez-nous un message via le fomulaire de contact ci-dessous, nous vous recontacterons rapidement pour convenir d’un temps d’échange personnalisé sur vos projets d’automatisation des processus de traitement des notes de frais de votre entreprise.
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Découvrons ensemble les fonctionnalités clés de KS2 avec un focus sur les processus que vous souhaitez automatiser.