La société S.A. CARRIÈRES NIVET a déployé le logiciel KS2 pour la dématérialisation des flux de factures fournisseurs, sur trois de ses sites d’exploitation. Sécurisation de la transmission des documents, simplification de la validation « au fil de l’eau », gain de temps et de place avec l’archivage numérique : découvrez les atouts du logiciel KS2 adapté à l’environnement des carrières, du BTP et des travaux publics.

Objectif : fluidifier les étapes de remontée terrain, de validation et de transmission des factures fournisseurs au siège de l’entreprise

Les factures des prestataires reçues dans chacun des sites sont remontées au responsable de la société exploitante, validées puis transmises au groupe pour intégration dans la comptabilité fournisseurs. Ces flux « papier » hérités du fonctionnement traditionnel de l’entreprise engendrent des risques d’oublis, des pertes de documents et de l’inconfort au moment de valider les factures par « paquets ».

Philippe Sicot, Directeur de carrières : « Notre enjeu était de sécuriser, de simplifier et d’accélérer les traitements de la facturation fournisseurs devenus peu efficaces et coûteux en temps.Par ailleurs, les anciens processus d’envoi des factures papier au siège ne nous permettaient pas de garder un historique sur site ni de consulter les documents de manière autonome après leur transmission pour intégration en comptabilité. »

Solution : déploiement de KS2, logiciel d’automatisation des processus métier

Le logiciel KS2 a été déployé au sein de trois carrières. La première étape a été de modéliser les processus métiers appliqués jusqu’à présent au traitement des factures fournisseur, puis de paramétrer le logiciel KS2 pour l’adapter aux spécificités de l’entreprise.

La seconde étape a été une phase de test par les utilisateurs-clés. La solution a été confrontée à une grande diversité de cas de figure, afin de lui permettre de traiter automatiquement les types de factures les plus complexes. Aujourd’hui, le logiciel KS2 est utilisé régulièrement par les équipes, avec un traitement des factures au fur et à mesure de leur arrivée sur les différents sites.

Philippe Sicot : « J’ai trouvé l’approche de KS2 cohérente, pragmatique et accessible. En fin de compte, notre organisation reste la même, avec les mêmes intervenants, le même niveau de contrôle et de validation des factures… sauf que tout est désormais dématérialisé. Ce qui est appréciable, c’est de voir le logiciel KS2 s’adapter à notre fonctionnement, non l’inverse. »

Bénéfices : un gain de temps et une autonomie retrouvée

La dématérialisation des factures par le logiciel KS2 permet aux équipes de consulter à tout moment les documents sur leur terminal mobile, quel que soit l’endroit où ils se trouvent. Cela vaut aussi pour les processus de contrôle et de validation qui peuvent se réaliser facilement en mobilité. Le gain de temps est donc important, tant au niveau de la saisie grâce à la reconnaissance et lecture automatique des documents (RAD / LAD) que de la vérification et de la recherche dans l’historique.

Philippe Sicot : « Le logiciel KS2 est facile à prendre en main, simple et très efficace. Son utilisation nous apporte un gain de temps, un confort de travail et davantage d’autonomie dans la gestion de nos documents. Si on souhaite consulter une facture ou un dossier fournisseur, il suffit d’entrer son nom dans l’outil, éventuellement de mettre une période de recherche, et nous avons immédiatement accès à l’information souhaitée. »

Perspectives : dématérialiser d’autres processus métier avec KS2

Le logiciel KS2 permet d’automatiser tous les processus métier chronophages de l’entreprise. Au-delà de la facturation fournisseur, de nouveaux cas d’usage pourraient voir le jour, tels que la centralisation sur l’outil KS2 des modes d’emploi du matériel partagé, ou la mise à disposition dans un espace client sécurisé de résultats d’étude et de fiches techniques produits.

Philippe Sicot : « Nous avons de nombreuses idées d’utilisation du logiciel KS2 dans notre environnement métier. Les équipes KS2 vont nous permettre de passer à l’action grâce à leurs conseils, leur savoir-faire et la maitrise de leur solution. »

Un dernier mot pour conclure ?

« Du point de vue logiciel, la solution KS2 nous apporte de la rapidité, de la sécurité et de nouvelles capacités d’évolution. Mais nous apprécions aussi la grande réactivité des intervenants lorsque nous les sollicitons. En tant qu’utilisateurs, nous souhaitons deux choses : que le logiciel fonctionne et que l’on corrige nos éventuels problèmes rapidement lorsqu’ils surviennent. Avec KS2, le service est efficace dans les deux cas » conclut Philippe Sicot.