RESTORIA – Automatiser le traitement des factures fournisseurs a amélioré la Qualité de Vie au Travail (QVT)

Les gains en productivité, en rentabilité et en qualité font partie des bénéfices les plus recherchés de l’optimisation et de l’automatisation des processus. Mais on cite plus rarement l’impact positif de la RPA (Robotic Process Automation) sur l’amélioration de la qualité de vie au travail. C’est l’un des constats qu’a faits l’entreprise de restauration collective RESTORIA suite à l’intervention des experts KS2.

Découvrez le témoignage complet de Véronique Chuche, Directrice des systèmes d’information chez RESTORIA.

Pouvez-vous nous présenter Restoria en quelques mots ?

RESTORIA est une entreprise de restauration collective, située dans le grand ouest, qui s’engage à délivrer des repas de qualité, sains et respectueux de l’environnement. Nous confectionnons dans nos grandes cuisines plus de 45 000 « Petits Plats » par jour, à destination des établissements scolaires, des centres de santé, des établissements médico-sociaux et des entreprises. Nous apportons aussi notre savoir-faire de la cuisine collective sur site, lorsque nos clients disposent de toutes les installations nécessaires. Comme je vous le disais, la particularité de RESTORIA est son engagement RSE, au profit du Bien Commun. L’entreprise est la première du secteur de la restauration collective à avoir obtenu la labellisation LUCIE en 2013. Depuis 2021, nous sommes devenus société à mission.

Quelles sont les grandes composantes de votre système d’information ?

Nous sommes équipés de logiciels spécifiques à l’agroalimentaire, dont un outil de gestion de la production (ERP). Celui-ci nous permet de gérer les intrants des 75 recettes que nous préparons et renouvelons chaque jour dans nos « grandes cuisines ». Nous avons aussi développé nos propres outils métiers, notamment au niveau de la gestion des approvisionnements et des commandes clients. Comme tout le monde, nous avons aussi un système d’information plus classique, avec une composante RH, comptabilité, mails, site web, etc.

« Avec la croissance de l’entreprise, nous avions atteint les limites de nos processus historiques. »

Vous avez souhaité dématérialiser vos processus de facturation fournisseurs avec KS2, quels étaient vos enjeux ?

Le besoin est venu de notre service administratif et financier. Chez RESTORIA, les factures fournisseurs représentent un volume de 75 000 documents à traiter chaque année, avec 2 processus distincts : l’un pour les matières premières, l’autre pour les frais généraux.

Dans le cas des approvisionnements en matières premières, chacune des 150 cuisines que nous gérons réceptionnait ses propres factures fournisseurs, au format papier. Elles étaient ensuite tamponnées par les chefs gérants, puis transmises sous enveloppe au siège de RESTORIA pour traitement. Pour les frais généraux, nous avions des enveloppes kraft qui se promenaient de service en service, le plus souvent en attente de validation, avant d’être traitées par le service administratif et financier.

Mais avec la croissance de l’entreprise, nous avions atteint les limites de nos processus historiques. Côté service administratif et financier, cela générait régulièrement d’intenses plans de charge, avec des arrivées soudaines d’importants volumes de factures fournisseurs à traiter, et le plus souvent dans l’urgence pour respecter les délais. Si nous voulions honorer davantage de commandes, nous n’avions pas d’autres choix que d’optimiser notre mode de fonctionnement.

D’où votre souhait de dématérialiser vos processus de facturation fournisseur… quels objectifs vous étiez-vous fixés pour ce projet ?

Les objectifs de notre projet en RPA étaient triples :

• Repenser nos processus sous l’angle de l’efficience
• Automatiser le traitement des 90% de factures fournisseurs conformes aux bons de commande
• Créer une base documentaire (GED) similaire sur nos 150 sites de cuisine distants, avec une gestion des droits exacte.

« L’analyse et la modélisation de nos processus ont permis de mettre en lumière des circuits de validation étonnants. »

Sur quels critères avez-vous déterminé votre choix de l’éditeur RPA ?

Le choix de l’éditeur KS2 s’est fait sur plusieurs facteurs, dont le coût, la proximité et la capacité à faire du sur-mesure. Nous avions davantage envie de nous rapprocher d’un éditeur à taille humaine, plus flexible selon nous pour s’adapter à notre organisation et à notre environnement logiciel spécifique. Il était aussi important pour nous de respecter les engagements RSE de RESTORIA. La proximité géographique de l’éditeur était un plus pour le bilan carbone du projet.

Quelles ont été les grandes étapes du projet RPA mené avec KS2 ?

Le projet avec KS2 a commencé par une phase d’analyse et de modélisation de nos processus de traitement des factures fournisseurs, depuis la réception des documents jusqu’à leur règlement. Cette étape s’est révélée cruciale : elle nous a permis d’identifier les acteurs mobilisés à chaque étape des processus et de mettre en lumière des circuits de validation étonnants. Par exemple, plusieurs services se retrouvaient avec des factures à valider pour un même fournisseur, sans être à l’origine des commandes.

Une fois nos processus cibles modélisés, KS2 a déployé sa solution sur notre cuisine de Cholet. Cette phase de test nous a permis de mettre à niveau nos référentiels fournisseurs et d’identifier les problèmes de qualité sur les factures reçues. Certaines d’entre elles étaient encore imprimées sur des imprimantes matricielles, imaginez un peu !

Ce fut ensuite au tour de la GED d’être mise en production, puis le trimestre suivant nous avons déployé la solution KS2 sur nos 3 grandes cuisines. Six mois après, l’ensemble des processus de facturation fournisseur de nos 150 sites en « cuisine sur place » était dématérialisé. KS2 est aujourd’hui entièrement opérationnel. Le logiciel s’interface avec notre ERP et notre logiciel maison de gestion des approvisionnements. Les données collectées par KS2 sur les factures (nom du fournisseur, date, activité concernée, montant HT, taxes, etc.) sont automatiquement rapprochées des données issues des bons de commande. Si les données concordent, les factures sont automatiquement validées.

« Avec la dématérialisation des factures fournisseurs, les collaborateurs ne vivent plus dans le stress des paquets de factures à traiter en urgence à la fin du mois. »

Quels sont les bénéfices de la dématérialisation des factures fournisseurs chez RESTORIA ?

Effectivement, le traitement automatisé des factures fournisseurs nous a permis d’améliorer les délais de traitement, de réduire les tâches fastidieuses et de limiter la perte de documents. Mais tous ces bénéfices opérationnels sur les processus étaient attendus, en quelque sorte.

En revanche, je ne crois pas que nous avions anticipé l’impact que le projet allait avoir sur la qualité de vie au travail. La dématérialisation des processus de traitement des factures fournisseurs a permis au service administratif et financier de reprendre la main sur la gestion de son travail. Désormais, toutes les factures numériques sont réceptionnées sur un mail générique et traitées au fil de l’eau de manière automatisée pour une grande partie d’entre elles par le logiciel KS2. Les collaborateurs ne vivent plus dans le stress des paquets de factures à traiter en urgence avant chaque fin de mois. Les nouveaux processus lissent la charge de travail, donnent une certaine liberté d’organisation et sont entièrement compatibles avec le télétravail.

Cela a-t-il modifié la qualité de vos relations fournisseurs ?

Nous sommes effectivement très attentifs à la qualité des relations que nous entretenons avec nos fournisseurs. RESTORIA est d’ailleurs signataire de la charte « Relations fournisseurs et achats responsables ». Cela signifie que nous sommes dans une recherche permanente d’un fonctionnement qui préserve le plus possible les intérêts de chacun.

C’est important pour nous de travailler avec nos fournisseurs sur la qualité de leurs factures numériques. Si elles sont conformes au bon de commande, dans des formats facilitant la lecture automatique de documents (LAD), alors les règlements peuvent être honorés dans les délais. Nous avons tous à y gagner.

« C’est rare de voir un éditeur logiciel qui ne vous dit pas « non » lorsque vous venez avec une idée. »

Pour conclure cet échange, qu’avez-vous le plus apprécié chez KS2 ?

Les experts KS2 ont une grande expertise sur la dématérialisation des factures, les circuits de validation et la lecture automatique de documents. Ils sont très réactifs et toujours ouverts à l’échange. C’est rare de voir un éditeur qui ne vous dit pas « non », lorsque vous venez avec une idée. J’ai apprécié leur qualité d’écoute et leur capacité à adapter la solution KS2 à notre besoin. Ce sont des qualités rares chez un éditeur de solution logicielle !