Avec 140 salariés et plus de 25 millions d’euros de chiffre d’affaires, TDV Industries compte parmi les grandes PME de Laval. La mission de cette société familiale : fabriquer et vendre des tissus techniques à destination de confectionneurs de vêtements professionnels. Résistance à l’électricité, aux projections chimiques ou aux métaux en fusion… pour ses tissus, TDV Industries a fait de l’excellence sa marque de fabrique. Côté administratif, elle héritait toutefois de process qui commençaient à dater. Elle a donc fait appel à KS2 pour dématérialiser et automatiser les processus de facturation fournisseurs.

Maxime Viard, Directeur administratif et financier de TDV Industries, témoigne.

Comment TDV Industries gérait-elle les factures avant KS2 ?

Lorsque je suis arrivé il y a un an et demi, il y avait encore beaucoup à faire sur la partie « dématérialisation des flux », notamment pour les factures. Nous avions un très bon système d’archivage, mais chaque recherche de document prenait du temps. Et de la place, à cause du stockage des factures et des autres documents papier, sans compter que le papier a de moins en moins de sens avec le développement du télétravail.

Quel était le circuit de validation d’une facture fournisseur avant d’adopter KS2 ?

Avant KS2, la facture arrivait au courrier à l’accueil, puis elle était ouverte par une personne du courrier, qui la transmettait alors à la comptabilité. Ensuite, la comptabilité regardait les factures et les retransmettait dans les bannettes individuelles. Après, la facture arrivait sur le bureau de la personne qui devait la valider, puis la retransmettait à la comptabilité qui la traitait comptablement. Ça prenait un temps fou, et certaines factures se perdaient en chemin.

Ce qui nous a plus avec KS2, c’est qu’on a réussi assez facilement à mettre en place la dématérialisation. L’équipe de KS2 a vraiment cette capacité à aider leurs clients pour dématérialiser le flux.

Pourquoi avez-vous adopté un logiciel de dématérialisation ?

Dans ma précédente expérience, j’avais travaillé sur un déploiement de dématérialisation du flux de factures fournisseurs. Naturellement, quand j’ai vu que TDV Industries était déjà en train d’y réfléchir, j’ai souhaité passer à l’action immédiatement !

Il faut dire que je suis assez sensible à cette transformation de la gestion des flux. C’est notamment un bon axe de développement pour réaliser des économies de temps et d’argent. Un autre objectif, c’était de bénéficier d’un archivage fiscal à caractère probant, ce qui est justement proposé par KS2. Mais ce qui me plaisait surtout, c’était de faciliter la consultation des documents, ce qui fait sens par rapport à nos engagements RSE.

Comment s’est déroulée la mise en place du logiciel KS2 ?

KS2 est simple d’utilisation, même pour des équipes métiers qui ne sont pas spécialisées en informatique. Nous avons reçu quelques heures de formations au début et, aujourd’hui, nous sommes capables de former nous-mêmes les nouveaux arrivants.

Le déploiement du logiciel a aussi été rapide. Je crois qu’en 3 mois, c’était fait. Après la modélisation de nos process métier, KS2 a paramétré son logiciel pour l’adapter à nos besoins. Ensuite le service comptabilité a réalisé les premiers tests. Cette étape de test et d’apprentissage du logiciel a d’ailleurs été bien menée, grâce à la réactivité des équipes KS2.

Et les résultats ont été vite perceptibles pour les équipes comptables, qui ont beaucoup gagné en productivité. Aujourd’hui, par exemple, ils n’ont plus besoin d’envoyer plusieurs fois par mois les factures de tel ou tel fournisseur aux acheteurs. Maintenant, chacun peut accéder soi-même à l’historique des factures. Il suffit de cliquer sur le nom du fournisseur dans KS2 pour retrouver immédiatement les dix dernières factures.

Si vous deviez résumer votre collaboration avec KS2 en 3 mots ?

Agilité, tout d’abord. C’est une solution flexible que je trouve vraiment adaptée aux PME, qui ont toutes une façon différente d’organiser leurs flux. Et avec KS2, tout est facilement adaptable, justement. Autre point appréciable : la grande liberté que nous laisse KS2 dans la gestion de notre environnement logiciel. Dans notre cas, nous avions par exemple le choix de faire le rapprochement commande facture dans KS2 ou de le faire dans notre ERP.

Économique, ensuite. J’avais benchmarké une multitude de solutions et KS2 était ressorti de cette étude comme un excellent rapport qualité-prix.

Disponibilité, enfin, car dès que nous avons une question, l’équipe de KS2 l’apporte dans la foulée. Et je suis sûr d’une chose, c’est que leur réactivité provient de leur maîtrise parfaite de leur solution !

Et en bonus : la proximité. Cela a du sens pour nous de pouvoir compter sur un acteur régional. TDV Industries promeut auprès de ses clients le « Made in France » et le « consommer responsable », nous sommes ravis d’incarner à notre tour ces valeurs dans le choix de nos prestataires de confiance.