L’automatisation des processus métier est un enjeu majeur pour la productivité des organisations. Elle concerne aussi bien le stockage que le partage de documents entre les parties prenantes des différentes activités et projets d’une entreprise. Evidemment, entre une société importante possédant de nombreuses filiales à travers le monde et une structure plus réduite, les besoins et les enjeux ne sont pas les mêmes. C’est pour cette raison qu’il existe différents types de solutions allant de la gestion documentaire au Bus d’Entreprise, en passant par les outils de workflow préconfigurés. 

 

La solution “a minima” : la gestion documentaire (GED)

Bien souvent, les outils de gestion documentaire (GED) intègrent des fonctionnalités de workflow simples qu’il est possible de configurer afin d’enchaîner différentes étapes de façon automatisée en les assignant (souvent manuellement) à des personnes spécifiques. Mais leur capacité d’interface avec des outils externes est relativement limitée. 

Dans la pratique, un logiciel de GED est utilisé par les plus petites structures pour traiter des volumes restreints (des milliers de documents).

  • Les + de la GED : la simplicité et la rapidité de mise en œuvre.
  • Les – de la GED : les logiciels sont moins évolutifs, moins automatisés et moins flexibles que les autres solutions (tant sur les processus documentaires que sur les autres workflow).

Par exemple, dans le cas du traitement de factures fournisseurs, un logiciel de GED collectera les documents, fera une indexation manuelle ou automatique, permettra la validation du document et entrainera éventuellement la génération d’une écriture comptable.

 

La solution “Grand compte” : les bus d’entreprise (ESB)

A l’autre bout du spectre applicatif se trouvent les ESB (Enterprise Service Bus ou Bus d’Entreprise). Ce type de solution s’adresse à des grands comptes et répond à des besoins d’intégration complexes au sein d’une architecture applicative. Contrairement à la GED, les solutions ESB possèdent des outils d’intégration et des connecteurs très avancés. 

Un ESB est en quelque sorte la colonne vertébrale applicative sur laquelle viennent se connecter l’ensemble des outils métier de l’entreprise. Le Bus d’Entreprise est alors chargé d’orchestrer et de distribuer les informations issues des différents outils, aux bonnes personnes. 

  • Les + de l’ESB : ces solutions sont conçues pour traiter de gros volumes de documents (des millions voire des milliards). Elles sont robustes, évolutives et flexibles. On parle d’urbanisation du SI pour définir le concept même de cet outil qui facilite la structuration de l’information au sein du SI.
  • Les – de l’ESB : ces solutions sont onéreuses et demande un temps de déploiement relativement important. Leur intégration dans le système d’information nécessite une refonte applicative complète. 

Par exemple, dans le cas du traitement de facture fournisseurs avec un Bus d’Entreprise, les informations des différents ERP de l’entreprise vont être agrégées (connexion au module fournisseur des ERP, collecte de l’ensemble des informations des modules accounting des différentes instances de l’ERP et des informations des commandes d’achat)

 

Le meilleur compromis : les solutions de gestion des workflows préconfigurée (no code / low code)

Les outils de gestion des workflow proviennent souvent de cultures et d’horizons différents. Certains bénéficient d’une culture du traitement de document (avec un fort ADN documentaire) tandis que d’autres sont de purs logiciels de conception de workflow (sans brique documentaire attachée). Certains vont intégrer des workflow standardisés très complets, tandis que d’autres vont permettre de concevoir des workflows en ligne. 

Dans tous les cas, ce type de solution place le workflow au centre et s’appuie sur des interfaces utilisateurs « no code » ou « low code« . Autrement dit, ces logiciels sont conçus pour que leurs fonctionnalités les plus simples soient utilisées par des personnes n’ayant pas ou peu de culture informatique. 

Chez KS2 par exemple, nous offrons la possibilité aux utilisateurs de gérer des workflows automatisés, en s’appuyant sur des modèles pré-configurés. Les utilisateurs peuvent également modéliser eux-même la plupart des processus métiers, grâce à des interfaces graphiques ne nécessitant aucun code. Ils disposent ainsi d’une totale autonomie dans l’automatisation des processus métier les plus simples et peuvent bénéficier d’un accompagnement des experts KS2 pour la modélisation des processus plus complexes. 

  • Les +  : ces logiciels ont une forte capacité à s’intégrer facilement au système d’information d’une entreprise. Ils s’adaptent à tous les processus métier de l’entreprise et sont faciles à prendre en main.
  • Les – : ces logiciels sont peu adaptés aux besoins des entreprises très grand compte qui manipulent quotidiennement des millions ou des milliards de documents.

Exemple du traitement de factures fournisseurs avec un logiciel d’automatisation des processus métier tel que KS2 : utilisation des règles métier pour faire circuler la facture au sein d’un workflow, afin de valider le paiement, faire du rapprochement automatique, générer des écritures comptables et archiver le document. 

 

Au-delà de l’automatisation des processus métier, il convient de réfléchir à l’usage même de la donnée. Faut-il l’enrichir ? Faut-il mettre en place un système d’apprentissage basé sur une intelligence artificielle ? Quel que soit votre choix, l’éditeur logiciel que vous aurez retenu doit être en mesure de vous conseiller dans toutes les étapes de votre projet.