Le secteur agroalimentaire doit faire face à des enjeux forts de traçabilité et de qualité. Pour éviter de se retrouver noyées sous les nombreux documents à maintenir à jour, de plus en plus d’acteurs de l’agroalimentaires franchissent le pas de la dématérialisation et de l’automatisation de leurs workflows. Découvrez dans cet article les enjeux et les bonnes pratiques de l’automatisation des processus métier dans le secteur agroalimentaire.

 

Quels sont les enjeux de l’automatisation des processus en agroalimentaire

De manière générale, lorsque l’on questionne les spécialistes du secteur sur la digitalisation des documents, on remarque que le traitement des factures est le sujet plus évoqué. Ce qui, c’est un fait, offre un gain de temps important aussi bien pour le tri que pour le traitement de ces documents administratifs.

Pourtant, limiter l’automatisation des processus à de la gestion de factures fournisseurs serait une erreur. Le secteur dans sa globalité aurait, en effet, besoin de réfléchir à sa gestion documentaire dans son ensemble. Car les entreprises agroalimentaires sont soumises à des réglementations fortes et des contrôles réguliers. Elles doivent donc être capables de suivre les mises à jour de leur référentiel qualité ainsi que les publications de chaque élément afin de les partager aux bonnes personnes au bon moment.

Actuellement, il existe 3 grands enjeux sectoriels au niveau de la digitalisation des documents :

  • Enjeux réglementaires : publier et partager en temps réel les informations liées aux contrôles qualité ;
  • Enjeux métier : réagir rapidement après chaque contrôle et suivre les éventuelles actions correctrices ;
  • Enjeux informationnels : faciliter la communication au sein de l’écosystème entre les parties prenantes (provenance des produits, note urgente…).

Certaines études indiquent que le secteur de l’agroalimentaire est en retard au niveau de la robotisation et de l’automatisation de processus. Ceci étant dit, il semble que les entreprises en soient conscientes et que le secteur est en train d’évoluer de façon progressive. Dans tous les cas, cette évolution doit concerner la lecture automatique des résultats des procédures, une interprétation de ces derniers et, surtout, une mise à disposition de l’information en temps réel et de façon fiable.

Parce que les sociétés du secteur sont noyées sous les procédures et les demandes d’analyses réalisées auprès de différents laboratoires, il devient, en effet, urgent de mettre en place un système permettant d’interpréter de façon automatique les résultats obtenus afin de les diffuser auprès des personnes concernées.

Quels sont les freins de l’automatisation des processus dans le secteur agroalimentaire

Après avoir évoqué les enjeux et avant de nous intéresser aux bonnes pratiques, questionnons-nous sur les éléments qui peuvent freiner la mise en place des processus d’automatisation.

Avant toutes choses, il faut reconnaitre que le secteur agroalimentaire englobe de nombreuses entreprises peu informatisées. En effet, bien que certains sites de production puissent être fortement équipés, quid, par exemple, des cuisines ? C’est un fait : nous nous trouvons sur un secteur où les professionnels n’ont pas vocation à rester devant un écran d’ordinateur.

Cette faible informatisation implique aussi une connexion internet instable, voire inexistante, à certains endroits. Nous pensons, par exemple, aux chambres réfrigérées qui n’ont pas vocation à être reliées à internet ou bien aux lieux de récolte. L’intérêt ici étant de se servir d’applications hors ligne.

Finalement, la multiplication des sites et des acteurs favorise l’éclatement de l’information qui se trouve divisée sur un certain nombre de lieux pouvant être très éloignés géographiquement les uns des autres. Cela pose un réel problème ; surtout si ces informations représentent des données sensibles nécessitant un stockage et un partage sécurisé.

Pour résumer, le secteur agroalimentaire se trouve tiraillé entre, d’un côté, un retard au niveau de la robotisation et l’automatisation et de l’autre, des contraintes réglementaires de plus en plus fortes qui imposent des contrôles stricts fréquents ainsi qu’une véritable traçabilité des produits impliquant des mises à jour régulières (voire quotidiennes).

 

Quelles sont les bonnes pratiques à généraliser dans le secteur agroalimentaire ?

Les entreprises du secteur agroalimentaire ont besoin de dématérialiser les processus afin de faciliter la collecte, l’interprétation et le partage d’informations. Cela débute par une cartographie des différents acteurs et systèmes, en amont et en aval, afin de mettre en évidence les processus à intégrer de façon prioritaire.  

Cette phase préparatoire est importante, car, en plus d’un audit des processus déjà mis en place, elle permet d’appliquer un principe de priorité sur les éléments à faire évoluer afin de déployer chaque processus en prenant en compte chaque étape de la supply chain (chaine logistique).

Ce faisant, il est possible de réévaluer et/ou d’optimiser chaque processus afin de ne pas bouleverser la façon actuelle de travailler (surtout si elle est déjà performante) tout en simplifiant certains process métier.

À noter : grâce au cloud, il n’existe plus de frein au niveau technique. Certaines solutions de Robotic Process Automation ou RPA (telles que KS2 notamment) s’intègrent parfaitement à l’environnement IT des entreprises, sans besoin de refondre entièrement le système d’information.

 

Hier, dans les entreprises du secteur agroalimentaires, on imprimait des classeurs et on les mettait à jour une fois par an. Aujourd’hui, grâce à la digitalisation, l’ensemble des documents sont mis à jour et partagés aux personnes concernées en temps réel. L’automatisation des processus permet donc à la fois de gérer les contrôles qualité, de suivre les actions correctrices liées et de stocker en toute sécurité les données métiers et organisationnelles les plus importantes. Cela peut intervenir aussi bien sur la gestion des factures fournisseurs que sur la gestion documentaire dans son ensemble.